Directiesecretaresse

---

Vacature voor een ervaren Directiesecretaressen die sterk in haar schoenen staat, in deze functie ontzorg je een directrice van een adviesorganisatie uit Utrecht. Een .....
Bedrijfsomschrijving


Onze opdrachtgever is een kleine organisatie die vanwege de projectomgeving constant in beweging is. Een moderne organisatie met voor elk project een professional.

Bedrijfscultuur
Functieomschrijving
Voor een projectorganisatie uit Utrecht, gericht op het onderwijs, zijn wij per direct op zoek naar een directiesecretaresse voor 32 tot 40 uur per week.

In deze functie zal je directe ondersteuning bieden aan de directrice in de meest brede zin van het woord. Daarnaast zal je ook verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het MT en Office Management. De nadruk in de functie ligt op het ontzorgen van de directrice met onderstaande taken:

• Je bent verantwoordelijk voor de standaard secretariële werkzaamheden, zoals

• complex agendabeheer

• mail- en telefoonverkeer

• (digitaal) dossierbeheer

• het verzorgen van inkomende en uitgaande post

• office management, etc.

• Je plant en faciliteert vergaderingen, bereidt de vergaderstukken voor en verzorgt de notulen (actiepunten);

• Met regelmaat ad hoc werkzaamheden voor Directie en MT;

• Je bewaakt de mailbox van de directrice en screent deze op actiepunten:

• Je bent het centrale aanspreekpunt voor interne en externe contacten;

• Het organiseren van zakenreizen.

Een zelfstandige, uitdagende en veelzijdige functie voor een ervaren directiesecretaresse. Die stevig in zijn/haar schoenen staat en van aanpakken weet !

Functie-eisen
Deze adviesorganisatie uit Utrecht is op zoek naar een daadkrachtige Directiesecretaresse.

Ontzorgen is je tweede natuur en je hebt een echte aanpakkers mentaliteit. Om deze rol perfect te kunnen uitvoeren, voldoet deze directiesecretaresse aan de volgende functie eisen:

• Aantoonbaar HBO werk- en denkniveau;

• Vanaf 7 jaar recente en relevante werkervaring in een soortgelijke rol als directiesecretaresse, management assistent of personal assistent;

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (Een taaltest is onderdeel van de selectieprocedure);

• Je hebt een positieve werkhouding en gevoel voor verhoudingen en weet menselijke en zakelijke aspecten van de organisatie goed in te schatten. Een hoge mate van service- en klantgerichtheid is voor jou vanzelfsprekend;

• Je denkt in oplossingen en met jouw stressbestendigheid weet jij bij hectiek de rust te bewaren;

• Je kunt goed plannen en je hebt het vermogen tot organiseren in conflicterende omstandigheden, waarbij je ten alle tijden het totaaloverzicht houdt en weet waar nodig te anticiperen en knelpunten te signaleren;

• Je bent een proactieve persoonlijkheid, je ziet werk liggen en bent in staat om vooruit te kijken en daarin mee te denken;

• Woonachtig in Utrecht of directie omgeving;

• Je bent minimaal 32 uur beschikbaar, 40 uur geniet de voorkeur.

In deze rol lever je secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan een directrice. Deze functie biedt veel afwisseling, verantwoordelijkheid en uitdaging. Heb jij interesse? Reageer dan direct!

Arbeidsvoorwaarden
Deze job zal genoeg uitdaging bieden voor een ervaren directiesecretaresse die houdt van ontzorgen.

Binnen deze organisatie kom je samen te werken met nog 35 andere medewerkers, en de organisatie in nog aan het groeien. Het betreft een vaste baan voor een directiesecretaresse die 32-40 uur in de week beschikbaar is. Er gaat een sterke voorkeur uit naar een beschikbaarheid van 40 uur in de week. Deze directiesecretaresse zal direct in dienst treden bij onze opdrachtgever.